Phần mềm gọi điện thoại làm cho các cuộc gọi điện thoại qua Internet tiết kiệm và dễ dàng. Nhưng có thể nó không phù hợp với một số công ty có hạ tầng Internet không đủ mạnh và tin cậy. Chúng ta cần xác định được phần mềm gọi điện thoại nào phù hợp với chi phí công ty cũng như các tính năng cần có từ nhiều nhà cung cấp.
Khi công nghệ trở nên hiện đại và nhiều biến đổi, các doanh nghiệp sử dụng phần mềm điện thoại thay thế điện thoại cố định để đảm bảo hệ thống liên lạc hiệu quả và tiết kiệm.
Phần mềm gọi điện thoại là gì?
Tuy gọi là phần mềm điện thoại nhưng thực tế là điện thoại. Phần mềm điện thoại cần một máy tính, điện thoại hay một loại máy tính bảng cho phép thực hiện cuộc gọi điện thoại dựa trên nền Internet, với giao thức VoIP (Voice over Internet Protocol), giao diện thân thiện giống như điện thoại thông thường. Phần mềm cũng có các chức năng tương tự như lưu số, chuyển cuộc gọi, chặn cuộc gọi, giữ máy, không làm phiền, thư thoại, ...
Phần mềm gọi điện thoại giúp tiết kiệm chi phí
Với việc gọi điện thoại dựa trên phần mềm, một thiết bị kết nối được Internet, tai nghe, micro, cộng với một vài phí dịch vụ duy trì hàng tháng rất nhỏ như thuê bao Internet, phần mềm, ...thì bạn không phải trả các loại cước phí điện thoại theo từng phút, đặc biệt là giảm hẳn chi phí các cước điện thoại đường dài, các cuộc gọi quốc tế.
Phần mềm điện thoại tích hợp luôn với ứng dụng quản lý khách hàng, bạn có thể gọi điện ngay cho khách hàng bằng một cú nhấp chuột thay vì dò và bấm từng số ở điện thoại thông thường. Đồng thời nhiều ứng dụng cho phép quản lý cuộc gọi hiệu quả như lưu lại lịch sử cuộc gọi
Khi cân nhắc lựa chọn phần mềm gọi điện thoại bạn nên tính toán sao cho phù hợp với loại hình kinh doanh của bạn về các tính năng, giá thành phần mềm, phí dịch vụ hàng tháng, cách thức lưu trữ, khả năng nâng cấp phần mềm, cơ sở hạ tầng của bạn có đáp ứng được không.
Không phải các phần mềm gọi điện thoại đểu thích ứng được với hệ điều hành, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý doanh nghiệp bạn đang sử dụng. Do vậy, khi tính đến bài toán sử dụng gọi điện thoại bằng phần mềm, nhà cung cấp dịch vụ cần đảm bảo phần mềm gọi điện thoại chạy được trên phiên bản hệ điều hành và hỗ trợ tích hợp phần mềm này với các phần mềm doanh nghiệp bạn đang sử dụng.